Functieomschrijving

1. Office & Facility Support

• Bestellen en beheren van kantoor- en faciliteit materiaal.
• Coördinatie van kleine leveranciersbezoeken (onderhoud firma’s, herstellingen, technische interventies).
• Stockbeheer van kantoorartikelen, Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) en werkkledij.
• Bestellen, verdelen en registreren van werkkledij voor medewerkers.

2. Receptie & Communicatie

• Ontvangst van bezoekers, leveranciers en chauffeurs.
• Eerstelijns telefonie: oproepen filteren, beantwoorden of doorverbinden.
• Basis interne communicatie: korte berichten, aankondigingen, memo’s opstellen en uitsturen.
• Postverwerking (inbound/outbound), koerierdiensten regelen.

3. Logistieke & Chauffeursadministratie

• Bedienen van de weegbrug vanuit het kantoor.
• Aanmaken, afdrukken en controleren van laad- en losdocumenten.
• Registratie van inkomende grondstoffen en uitgaande afgewerkte producten.
• Chauffeurs te woord staan en de documentflow begeleiden.

4. Administratieve ondersteuning productie & supply chain

• Assistentie aan 2 teamleaders productie, en Plant Manager.
• Ingeven, controleren en up-to-date houden van gegevens in software- en registratiesystemen (ERP/WMS/belevering/kwaliteit – te bepalen).
• Klassement, documentenbeheer en archivering.
• Meehelpen aan rapportages of dashboards (basis Excel).

5. Allround ondersteuning

• Meewerken aan ad-hoc administratieve taken op vraag van het team.
• Meevolgen van interne processen en knelpunten signaleren.
• Hands-on ondersteuning waar nodig om de operationele flow te garanderen.

Taken en profiel

Must-haves

• Mature, verantwoordelijke en vlotte persoonlijkheid die zelfstandig én in team kan werken.
• Je bent nauwgezet, organisatorisch sterk en ziet werk.
• Flexibel, stressbestendig en in staat om verschillende taken tegelijk te beheren.
• Bereid om binnen een flexibel uurrooster te werken.
• Ervaring in een productieomgeving of industriële context (géén pure dienstensector).
• Vriendelijk, communicatief en klantgericht naar chauffeurs, leveranciers en collega’s.
• Vlot met basis PC-toepassingen (Outlook, Excel, documentenadministratie).

Nice-to-haves (geen must)

• Ervaring met weegbruggen, ERP-systemen of logistieke administratie.
• Ervaring in supply chain, planning of kwaliteitsadministratie.
• Kennis van veiligheids- en siteprocedures (PBM’s, bezoekersflow, document controle).
• Extra talenkennis is een plus maar niet essentieel.

Aanbod

• Een gevarieerde rol in een dynamisch productiebedrijf.
• Een tijdelijk contract (circa 6 maanden) met correcte verloning.
• Een collegiale werkomgeving waarin je nauw samenwerkt met productie, logistiek en kantoor.
• Afwisseling, autonomie en ruimte om mee structuur te brengen in de administratieve processen.